A dificuldade de focar por muito tempo nas tarefas de trabalho pode ser uma tendência atual, de acordo com informações do relatório "Foco perdido: o custo das distrações na produtividade no local de trabalho moderno”, feito pela plataforma de análise de dados Insightful e noticiado pelo portal O Dia.

Neste cenário, as ferramentas de produtividade, como softwares de gerenciamento e aplicativos de anotações, apresentam-se como uma alternativa para otimizar o tempo e facilitar as tarefas cotidianas. Uma pesquisa da empresa de desenvolvimento de software dinamarquesa Zendesk revelou que 35% dos trabalhadores acreditam que é necessário ter as ferramentas certas para fazer bem o trabalho, enquanto 40% dos gestores disseram não possuir as ferramentas analíticas apropriadas para medir o sucesso das equipes remotas.

Por que as ferramentas de gerenciamento podem melhorar a produtividade?

O principal objetivo dessas ferramentas é permitir um melhor gerenciamento de tempo, com cada tarefa sendo designada ao colaborador responsável, bem como uma melhor comunicação entre a equipe. 

A Totvs, maior empresa de software do Brasil, por exemplo, destaca que as ferramentas de produtividade aprimoram a gestão, aumentam a organização, contribuem com a comunicação e otimizam a execução das tarefas. Em outras palavras, permitem que o gestor acompanhe o andamento dos projetos, ajudam a manter as informações e projetos em ordem, melhoram a comunicação entre os colaboradores e oferecem recursos que facilitam o trabalho.

Ferramentas de gerenciamento de tempo e produtividade em 2024

No início de agosto, a monday.com lançou um novo recurso para a gestão de portfólio, que tem como objetivo facilitar a visualização de projetos pelos gerentes. A plataforma multiproduto é uma das ferramentas de produtividade disponíveis no mercado brasileiro que permite estipular tarefas para equipe, dividi-las, assinalar sua conclusão, organizar conforme a prioridade de execução, entre outras funcionalidades. 

Uma das tarefas comuns de um dia normal de trabalho, o envio e edição de documentos também pode ser agilizado através de ferramentas de produtividade. Isto porque nem sempre é possível enviar documentos no formato em que ele está, sendo necessário editá-lo ou convertê-lo. Algumas ferramentas, como o PDF Guru, por exemplo, permitem modificar de PDF para TIFF ou em outros formatos. 

A Trello, por sua vez, foi a ferramenta de gerenciamento de projetos online mais popular no ano de 2023, segundo o site O Antagonista. Através do uso de cartões, o usuário pode designar uma atividade para cada colaborador, adicionar comentários sobre a execução e, assim, acompanhar o andamento de cada tarefa.

A pesquisa Tendências do Home Office no Brasil, da Fundação Getúlio Vargas (FGV), apontou a necessidade de investimento em ferramentas de gestão para sustentar o modelo de trabalho remoto em crescimento no país.

Dentre elas, as que têm foco na comunicação são essenciais para facilitar a interação remota, de acordo com a Lean Solutions, como a Teams, da Microsoft, que permite se comunicar com a equipe, realizar reuniões, discutir projetos, entre outras necessidades. Neste sentido, ferramentas de gerenciamento de recursos, como o Float, também podem possibilitar um melhor planejamento e distribuição de recursos.